採用通知書の目的とは？内定通知書との違い、例文や注意点を解説

採用通知書の目的

採用通知書の目的は、求職者に自社で採用が決定したと知らせることです。あくまで採用決定を通知することが目的であり、通知後に求職者が断ったとしても、採用通知書が法的拘束力を持つことはありません。一方で、採用通知書は採用決定を伝えるだけでなく、採用決定で他社より一歩リードする意図もあります。求職者は複数の企業に応募するのが一般的であり、他の企業の面接も受けてから良い会社を選ぼうとする傾向があるからです。

そのため、採用通知書があると安心感につながるとともに、求職者が「この会社に必要とされている」と感じ、入社を決断してくれる可能性を高められます。つまり、採用通知書には求職者の関心を会社に向けさせ、人材確保しやすくする効果があることになります。

採用通知書と内定通知書の違いについて

採用通知書と近い性質を持つものに内定通知書があります。内定とは会社での採用が決定し、求職者も入社する意思がある状態を指します。つまり、内定通知書は採用が決定し、求職者からの同意も得られた状態での通知書のことです。一見すると採用通知書と似たような意味に思えますが、内定通知書は求職者が入社の意思を表明することで、労働契約を締結する効果を持つ点が大きな違いです。そのため、求職者が内定通知書に対して承諾を行えば、法的拘束力が生じ、それ以降は内定の取り消しが難しくなります。

一方、採用通知書は採用決定を通知するだけであり、求職者の同意は必要なく、法的拘束力も発生しません。似ている2つの通知書ですが、意味が全く違う点に注意しましょう。

不採用通知書について

不採用通知書とは、採用通知書とは逆に、検討の結果不採用となったことを伝える書面です。不採用を伝えるということは、求職者にとってはネガティブな情報であり、伝え方次第では企業イメージを損なうリスクがあります。不採用通知書の内容次第では求職者に悪い印象を与え、SNSなどを通じて悪評を流される可能性も考えられます。そのため、不採用通知書であっても企業イメージを維持するため、できる限りマイナスイメージを避けるのがよいでしょう。断られる相手の心情への配慮を示し、丁寧な言葉遣いを心掛けることが大切です。

採用通知書に同封する主な書類

採用通知書を合格者に郵送する際は、次の書類を同封するのが基本です。

・添え状
・入社承諾書または入社誓約書
・入社承諾書・入社誓約書を返送するための封筒

添え状とは、採用決定の旨を伝えるとともに、同封した他の書類の内容や返送期限などを伝えるためのビジネス文書です。ビジネス文書を送付する際には、添え状を同封するのがビジネスマナーとされています。そして、採用決定に対して求職者の同意や入社の意思を確認するため、入社承諾書または入社誓約書を同封します。承諾書・誓約書には本人の署名や捺印などを行ってもらい、返信用封筒で郵送してもらいましょう。返信用封筒には社名・住所を記載し、切手も貼付しておくのが基本です。

日付・氏名

採用通知書も一般的なビジネス文書と同様、右上に採用通知書を送付した日付、左側に求職者の氏名を記載します。注意すべき点は書類を作成した日付ではなく、送付した日付とする点です。そして、求職者の氏名の最後に「様」または「殿」などの敬称をつけましょう。

会社名・代表者氏名

採用通知書には差出人である会社名と、代表者（代表取締役）の氏名も記載します。いずれも書類の右上、求職者の氏名よりも下になる位置に記入しましょう。 記入する際は、会社の正式名称の「株式会社〇〇 代表取締役△△」と正確に記入してください。そして、最後に代表者氏名の後に会社の社判を押せば完了です。

応募へのお礼の言葉

採用通知書の冒頭には、採用試験に応募してくれたことへのお礼の言葉を書きます。

この点は採用通知書・内定通知書・不採用通知書のいずれも共通です。応募してくれたことへの感謝を伝えることで、求職者への印象が良くなります。

採用決定のお知らせ

応募へのお礼に続いて、採用決定のお知らせを記載します。採用決定については、しっかりと伝わりやすい文章で書くことを意識しましょう。一般的には「慎重に選考を行った結果、弊社で採用することを決定いたしました」と書くことが多いです。

同封書類の内容

採用決定通知書を送付する際は、採用決定の通知と合わせて、求職者の入社意思を確認する必要があります。そのため、入社承諾書・入社誓約書、労働条件通知書なども同封書類とすることが多いです。採用決定通知書の書面にも、どのような書類が同封されているか記載するのが一般的です。ただし、必ず同封しなければならないわけではないため、後日電話連絡などで本人の意思を確認し、改めて郵送したり、入社初日に記載してもらったりすることもあります。

面接から1週間以内に送付する

採用通知書を送る場合は、面接から1週間以内に行うのが望ましいです。採用決定の通知が遅れれば、その分求職者は次の企業に気持ちが向いてしまい、入社する可能性が低くなります。そのため、遅くても面接が終了してから1週間以内に通知すれば、求職者の入社意欲を高められます。求職者は複数の会社に応募し、就職・転職活動を行っている人が多いため、先に採用決定を伝えることが大切です。面接から採用通知までに時間がかかると、求職者の会社に対するイメージが悪くなるため、面接から2～3日以内に結果を出すのが理想的です。採用通知書を郵送する前に、結果が分かった時点で電話やメールで連絡するのもよいでしょう。求職者の内定辞退を避けるためにも、素早い採用決定と通知を心がけることが重要です。

書留で郵送する

採用通知書を送付する際は、通常の郵便物のようにポスト投函するのではなく、簡易書留や特定記録郵便などを選択しましょう。書留サービスなら確実に求職者へと届けられるだけでなく、追跡サービスも利用可能だからです。求職者にとっても他の郵便物と紛れて見落とすリスクが減り、安心して受け取れます。また採用通知書が求職者に届いたことを確認するため、電話やメールで連絡を入れておくと確実性が高まります。採用通知書・内定通知書・不採用通知書のいずれにおいても、書留で郵送するのが基本です。その他にも、送付時に封筒や書類が折れ曲がらないように、適切なサイズの封筒を選ぶことも大切です。封筒の表面には赤字で「採用通知書在中」など、どんな書類が同封されているかわかりやすくしておくと好印象となります。

押印する

採用通知書を送る際は、求職者の信頼を得る意味でも押印を行い、会社が発行した真正な書類であることを証明することをおすすめします。求職者の視点では、社判が押されているかどうかで信頼できる書類と判断できるため、非常に重要なポイントです。また可能性は低いですが、採用通知書の悪用を避ける意味でも押印の有無は効果的です。いたずらのために採用決定の書類をコピーし、他者に送りつけるといった行為を防止できます。会社と求職者の双方にとって、押印によって本物の書類であると証明するのは大切といえるでしょう。