コミュニケーション能力とは？
スムーズな業務連携や取引に必要不可欠なコミュニケーション能力とは、具体的にどのような能力なの解説します。
コミュニケーションは「双方向の意志伝達」
コミュニケーション能力とは、対人における意思疎通や協調に必要な力です。コミュニケーションの語源はラテン語の「コミュニス（communis）」で、｢共有｣や｢共通｣という意味があります。
円滑な意思疎通や周りとの協調を図るには、一方的に自分の情報を伝えるだけでなく、相手の情報を柔軟に受け止めることも大切です。また、コミュニケーション能力を高めるには、双方向の意志伝達を意識することを心がけましょう。
外向的でもコミュニケーション能力が高いとは限らない
外向的な人は、周りからコミュニケーション能力が高いと思われがちですが、一概にそうとはいえません。自己表現が得意でも、相手の話を聞けていなければ、コミュニケーションがとれていないからです。
反対に、内向的にみえる人であっても、相手の気持ちを察するスキルが高く、双方向の意志伝達ができていれば、円滑な人間関係が構築できるコミュニケーション能力を持っているといえます。
コミュニケーションの2つの手段
コミュニケーションの手段には、言語と非言語の2種類があります。
言語（バーバル）
言語コミュニケーションとは、自分や相手が持っている意見や知識、価値観などを、言葉にして伝えるものです。
頭の中で考えていることを言語化する際には、相手に伝わるような言葉選びが必要です。言葉選びが適切ではない場合、相手に誤解を与える可能性があります。また、相手の言葉を正確に受け止めるのも、言語コミュニケーションに含まれます。
非言語（ノンバーバル）
言語だけでなく、非言語もコミュニケーションの重要な要素です。非言語コミュニケーションとは、表情や目の動き、身振り手振りといったジェスチャー、声のトーンなど、言葉の意味以外で考えや気持ちを伝えるものです。
相手に正確な情報を伝えたり、相手の情報を正確にくみ取るには、非言語によるコミュニケーションも欠かせません。
コミュニケーション能力を構成する4つの要素
コミュニケーションは、双方向のものであるため、コミュニケーション能力の構成は、言語と非言語と併せて4つの要素に分けられます。
以下では、4つの要素それぞれについて詳しく解説します。
自分の言いたいことを「伝える力」
自分の言いたいことを「伝える力」は、コミュニケーションの言語領域における能力です。相手を納得させるために、思考の内容を論理的に伝える必要があります。
また、相手の理解度や場面に合わせて、使う言葉や伝える順序を工夫し、分かりやすく正確に説明するスキルも含まれます。聞き手の感情に働きかけるプレゼンテーション力など、効果的に伝える力も重要です。
相手の言葉を「聴く力」
相手の言葉を「聴く力」とは、言語領域における理解力で、話し手の話の要点や結論を把握するために必要な能力です。
コミュニケーションでは、相手を尊重する姿勢も大事です。相手の話を途中で遮ったり、自分の話ばかりしたりすると、相手が伝える意欲を失ってしまいます。 話を最後まで聞き、聴く姿勢を見せれば、相手も話しやすくなり、話し手のニーズや本音を引き出してコミュニケーションを活性化することができます。
非言語を「伝える力」
非言語を「伝える力」とは、言葉以外で自分の感情や思考を伝達する能力です。例えば、仕草や表情、ジェスチャーは言葉なしで、多くの情報を伝えられます。
また、非言語による表現は、相手の興味を引き、説得するための大きな要素です。表情や声のトーンを工夫し、ジェスチャーをつければ、相手の感情に働きかけて安心感や親近感を持ってもらいやすくなります。
さらに非言語は、相手の話を聞いているという姿勢を表すのにも有効です。相手の話に合わせて頷いたり、表情を変えたりすれば、しっかり聞いている姿勢を示すことができます。
非言語を「読み解く力」
非言語を「読み解く力」とは、相手の表情や声のトーン、ジェスチャーなどの言葉以外の情報から、気持ちや思考を理解する能力です。例えば、相手の言葉と表情、声のトーンなどが合っていなければ、本音を話していない可能性があるなど、本来伝えたい情報の予想ができます。
非言語を読み解く力があれば、相手からの信頼を得られやすくなり、コミュニケーションを深めるきっかけになります。信頼してもらえれば、より本音でコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
コミュニケーション能力が高い人とは？
コミュニケーション能力が高い人には、さまざまな特徴があります。コミュニケーション能力の向上を図りたい場合には、以下の特徴を抑えておきましょう。
話の順番を工夫している
コミュニケーション能力が高い人は、相手に理解してもらいやすいように、話す順番を工夫しています。思いついたまま話すのではなく、頭の中で話の構成を組み立ててから話し始めます。
先に構成を決めておけば、話の趣旨がぶれにくく、簡潔に伝えられます。話の趣旨がわかりにくい長い話は、相手に意図が伝わりません。
対話のバランスがいい
1対1の対話では、話す割合が4〜6割だと会話が弾む傾向にあります。自分ばかりが話しすぎると、相手は一方的に感じてしまい、話を聞いてもらえていないと思います。
反対に、相手にばかり話させてしまうと、関心がないと思われてしまう可能性があります。良好なコミュニケーションには、双方バランスの取れた話し合いが必要です。
人の話を傾聴している
コミュニケーション能力が高い人は傾聴が得意です。ただ聞くだけでなく、話の内容を深く理解しています。相手の話をしっかり理解していれば、相手との信頼関係が構築しやすくなります。
また、傾聴により話を深く理解すれば、有益な話し合いができます。傾聴する力が高ければ、質の良いコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
多様性を受け入れている
ビジネスシーンでは、老若男女さまざまな人とやりとりする機会があります。 自分とは異なる属性や価値観を持った人とうまくコミュニケーションをとるには、多様性を受け入れる余裕が必要です。
多様性を受け入れれば、幅広い年代や経験のある人と有意義な意思疎通が可能です。新たな考え方に触れられれば、イノベーションが生まれる可能性も高まるでしょう。
非言語コミュニケーションが得意
コミュニケーション能力というと、言語領域がクローズアップされやすいものの、意志伝達においては非言語領域が得意な人も、高い能力を発揮します。
言葉遣いや話す順番などの言語領域だけでなく、表情やジェスチャーなどの非言語コミュニケーションも意識している人は、説得力やインパクトがあり、強く印象に残ります。
コミュニケーション能力が低い人とは？
コミュニケーション能力を向上させるためには、悪い例も知っておく必要があります。相手に不快感を与えていないかを意識してコミュニケーションを取るためにも、以下の点に注意してみてください。
話のポイントが明確でない
話のポイントや意図が明確に伝わらないと、コミュニケーションがうまくいきません。行き当たりばったりで話をすると、結論が分かりにくくなってしまいます。
話のポイントが伝わりにくい場合は、自分が伝えたいポイントを整理したうえで、相手に伝えられるように順序立てて話すといいでしょう。
ネガティブな意見が多い
コミュニケーション能力が低い人は、ネガティブな意見が多い傾向にあります。頻繁に後ろ向きな発言をしていたり、相手への否定的な返答が多かったりすると、対話がうまくいきません。
相手のモチベーションが低下する要因になり、意思疎通が難しくなってしまいます。
話を最後まで聞かない
相手の話を最後まで聞かない人も、コミュニケーション能力が低い傾向にあります。相手の話を途中で遮ってしまう人は、重要な情報を聞き逃している可能性があります。
また、最後まで聞かないと相手に悪い印象を与えてしまい、人間関係も悪化するでしょう。信頼性が失われてしまうと、スムーズなコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。
他者への関心が低い
他者への関心が薄い人も、コミュニケーション能力が低い傾向にあります。関心を持てないと話を聞く意欲がわかず、重要なポイントを聞き逃してしまいます。
また、関心のない態度が相手に伝われば、不快感が募ってしまい心を閉ざしてしまうでしょう。円滑なコミュニケーションには、相手へ関心を寄せることも大事です。
相手の立場を考えない
相手の立場を考えない人は、意思疎通が困難です。相手の状況や話の背景を考えないため、自分の価値観から思い込みで話を進めてしまう可能性があります。
ビジネスシーンでは特に、相手の立場が状況に影響するケースも多いため、配慮して話したり、話を聞いたりできなければ、正確なコミュニケーションができません。
コミュニケーション能力を高めるポイント
ビジネスシーンではもちろん、人間関係を構築するにあたってコミュニケーション能力は必要不可欠です。ここからは、どうすればコミュニケーション能力を高められるのか、ポイントを絞って解説します。
言語による伝達力を鍛える
分かりやすく伝える方法の1つに、PREPという文章構成の活用があります。PREPとは、結論=Point、理由=Reason、具体例=Example、結論=Pointの頭文字を取ったもので、分かりやすく相手に伝わりやすい文章構成の並びを示しています。PREPに沿って話すように意識すれば、伝達力が鍛えられるでしょう。
非言語領域に力を入れる
前述したように、相手に意見を受け入れてもらい、信頼を得るためには、、非言語領域も活用した情報伝達が必要です。
パートナーやグループを作って、話す際の表情や身振り、視線の動かし方などを練習するといいでしょう。自分の非言語コミュニケーションが、他者にどういった印象を与えるのか、客観的に把握しておくのも大事です。
聴く技術を身につける
傾聴力などの聴く技術も、トレーニングによって鍛えられます。非言語コミュニケーションと同じように、パートナーやグループ内で適切なタイミングの相槌や、話を聞く際のアイコンタクトなどを練習しましょう。
相手の話をより深く理解するために、質問のタイミングや5W1Hを意識した質問を考える練習も有効です。
言葉の裏を読む習慣をつける
コミュニケーションのなかでは、相手の言葉をそのまま受けとるのではなく、非言語要素から言葉の裏も読み取る必要があります。人は言葉だけではなく、表情や身振りによっても意思疎通しているため、普段から対話する相手を観察し、真意を汲み取る習慣をつけるといいでしょう。
仕事におけるコミュニケーション能力を高めるコツ
ビジネスシーンにおけるコミュニケーション能力を高めるには、以下の3つのコツを意識するのが有効です。
報連相
報連相は報告・連絡・相談のことで、ビジネスにおいて重要なコミュニケーション手段の1つです。報連相において、情報伝達の目的を明確にするよう意識すれば、コミュニケーション能力の強化につながります。
また、報連相で正確かつ効率的に情報を伝えるには、言語化能力も必要になるので、併せてトレーニングになります。
議事録
議事録とは、会議やミーティングの内容をまとめた資料です。議事録を作成し、共有すれば、参加者以外にも情報が行き渡ります。議事録の作成を積極的に行うと、情報の分類や整理、言語化といったコミュニケーション能力の強化に役立ちます。
プレゼンテーション
プレゼンテーションには、情報を取捨選択し、言語化して分かりやすく伝えることが求められます。さらに、情報をただ伝えるだけでなく、ジェスチャーで聞き手の興味を引く必要がある
ため、非言語領域のコミュニケーション能力も鍛えられます。また、プレゼンテーション中には、聞き手の反応に応じて展開を変える柔軟さも必要です。
このように、プレゼンテーションには、コミュニケーション能力を発揮するポイントが豊富にあります。そのため、 コミュニケーション能力を鍛えたいなら、プレゼンテーションの機会を積極的に作るといいでしょう。
まとめ
コミュニケーション能力は、ビジネス上でも重要な能力の1つです。個人はもちろん、企業全体のコミュニケーション向上は、社内外の人間関係の構築に役立ち、結果的には企業の利益にもつながります。また、コミュニケーション能力は、人材育成にも影響します。人材不足が深刻化するなかで、優秀な人材を確保するためにも、コミュニケーション能力の向上は必要不可欠です。
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