OJTとは？ 意味や目的、OFF-JTとの違いを解説！

OJTとOff-JTの違い

OJTが社内における指導と訓練である一方、Off-JTは社外における訓練や研修を指します。OJTの目的は業務成果の向上や効率化、実践的な能力の育成です。Off-JTは社内で学べない知識や知見をインプットすることで、社内の業務を効率的に進める視点を身に付けることを目的にしています。Off-JTはコストこそOJTよりもかかりますが、体系的な理論やフレームワークを学べる点に大きな違いがあります。そのため、実務的な能力を高めるならOJT、汎用的なビジネス知識を学ぶならOff-JTという違いを意識して活用すべきです。
参考：off-jtとは？ OJTとの違いやメリット、デメリットを解説

業務効率を向上させる

OJTは実際に現場で業務を経験し、その経験を基に先輩社員からノウハウや知識を学ぶ人材育成方法です。マンツーマンで先輩社員の効率的な業務の進め方、業務の重要ポイント、仕事の流れを学べます。体験した実務から学ぶ機会となり、新入社員が効率的な業務の進め方と考え方を身に付けることが可能です。新入社員の業務効率と成果向上につながるだけでなく、指導役となる先輩社員にも良い効果をもたらします。指導を行うには自分の経験とノウハウを言語化する必要があり、ノウハウを論理的に説明できるように整理する必要があるからです。結果として、組織全体の業務効率向上に役立ちます。

社員間のコミュニケーションが活性化する

OJTを行う際は新入社員と先輩社員のマンツーマンとなり、相互のコミュニケーションを密にする必要があります。OJTを成功させるには社員間のコミュニケーションを活性化しなければ、新入社員が自ら相談することも難しいでしょう。またOJTを効率化するには、トレーナーである社員に任せるだけでなく、上司や他の社員からのフォローも行わなければなりません。OJTは部署内のすべての人間が積極的に関わることで、より業務効率向上につながります。その結果、組織内の人材育成を通して多くの人間が関わり、社員の育成という共通の目標に向けてコミュニケーションが活性化する効果が期待できます。

社員のモチベーションを向上させる

OJTは新入社員の実務能力の向上だけでなく、モチベーション向上にも効果があります。
マンツーマンでの指導に加え、他の社員からのフォローを通して新入社員のエンゲージメントが高まり、組織への貢献意欲も高まるからです。社員同士が綿密なコミュニケーションをとれる関係を構築でき、新入社員の孤立を防げます。貢献意欲の高まりは仕事へのモチベーションにもつながります。

即戦力になる人材が育成できる

OJTは実践を通して個人に適した指導を行うため、実際の仕事とのズレが少なく、効率的に教育できます。Off-JTと比べて経験やスキルの定着力が強く、ノウハウやコツを習得した即戦力になる人材を育成できます。

教育方法を柔軟に変更できる

マンツーマン指導であるOJTは、個性や強みを把握しやすく、習得に差があったとしても教育方法を柔軟に変更できます。効率的な指導を行うために、目標設定や育成計画も個人や状況に応じたカスタマイズも可能です。

コミュニケーションが活性化する

OJTは、職場のコミュニケーションを活性化させます。受け答えをこまめに行う必要があり、新人の信頼感を生み出しやすく、人間関係を円滑にできるためです。丁寧なサポートや配慮をもって業務の的確なフィードバックを受けられ、新人の励みになり、成長も促すでしょう。その結果、職場への定着や能力の発揮につながります。

指導者も成長できる

指導するにあたって業務や組織運営に関する理解を再認識するため、時間管理や効率化を図り、時間の使い方に工夫が生まれます。試行錯誤をしながら教育するため、人材育成やマネジメントを学ぶ機会になります。

教育コストが削減できる

OJTは職場の業務中に指導するため、教育コストが最小限で済みます。一方で、Off-JTは職場外研修のため、出張費および講師を外注するコスト、業務時間外で研修が行われる場合には、残業代や休日手当が余分に発生します。

放置されてしまう可能性がある

教育方法が体系化されていない、マニュアルがないなど教育体制が整っていないと、OJT運用に支障が出て、指導者の負担が大きくなります。フォローがなく、疑問点が解消されないまま、新人が放置される危険があります。

教える側のスキルがOJTの質を左右する

教える側は専門家ではないため、教育に特化したスキルが必ずしもあるわけではありません。
OJTの成果に差が出ることを未然に防ぐために、教える側も育成する、フォローする体制を作ることも必要です。

業務全体が把握しにくい

OJTでは業務を細分化して指導し、現場に関係しないことは教えないため、業務の全体像をつかみにくい傾向があります。基本的には目の前の業務のみを行うため、組織にとって重要な業務をこなす機会を失っている可能性もあります。

本来の実務に支障がでる場合がある

教える側は実務中に指導するため、時間的・精神的にゆとりがなくなりやすく、実務が滞る可能性があります。教える側に負担をかけすぎないよう、サポート体制を充実させることが必要です。

OJTの目標（課題）を設定する

OJTで教育を進めるには、最初にOJTの目標（課題）を設定することが重要です。
OJTの目標とは、教育を通してどのような人材に育てるのか、どのレベルまで到達してほしいのか、会社が想定している将来像などを指します。OJTを通して達成したい目標とは、次のようなものが考えられます。

・生産ラインの一部を担う人材を育てる
・営業担当として一部の地域を受け持つ
・患者を受け持って独自の看護計画を立案・実行する

最終的にどのレベルまで到達してほしいかをあらかじめ決めておくことで、OJT計画や伝えるべき知識・スキルも明確化できます。目標設定が明確になれば、部署やチーム全体で教育を進めやすくなるでしょう。

OJTの育成者・担当者を選出する

目標設定の次は、OJTを受ける育成者と指導を行う担当者の選出です。育成者が複数人いる場合は、それぞれに担当者をつけることが望ましいです。また指導者は一通りの業務を理解し、論理的に説明できる程度に熟知していて、十分なコミュニケーション能力を持っている人がよいでしょう。もう一つ意識すべき点は、育成者と担当者の相性です。育成者と担当者の年代があまりに離れすぎていると、育成者は疑問に思ったことを口にしにくくなり、コミュニケーションが取りにくくなることもあります。
そのため担当者は育成者に年代が比較的近く、コミュニケーションを取りやすい人を選ぶことが大切です。よりレベルの高い業務を学んでもらいたい場合は、担当者のサポート役にベテラン社員をつけるのも効果的です。

具体的な実施手段・目標達成の目安を検討する

育成者・担当者の次は、より詳細な実施手段と目標達成の目安、会社として目指すべき方向性などを検討します。実施手段には対面とオンラインの2パターンがあり、企業の業務内容や組織形態などに合わせて適切なものを選ぶべきです。また目標設定については、100％達成を目指すのか、60～70％達成でよいのかなど会社の方向性に合わせます。100％達成は育成者のレベルに合わせて、綿密な計画と実施手段を考えなければなりません。60～70％達成の場合は、目標を高めに設定して最終的にどのレベルまで達成できたか評価します。OJTの結果にもかかわる重要なポイントですから、慎重に検討しましょう。

OJTの計画書を作成する

OJTの具体的な計画書作成は、教育を進める際の基準にもなる重要なポイントです。計画書を作成する際は、担当者と育成者、上司も交えて以下の内容を話し合いましょう。

・目標達成に必要なスキルの洗い出し
・OJTで達成したい目標・レベルの確認
・育成者の現状の課題
・育成項目の決定
・スケジュールの決定
・最終目標までの中間目標の設定

上記の項目はできる限り具体的に決定し、OJTにかかわる全員で共有します。OJTが始まってからも計画書に沿って動くのが基本ですから、漏れがないように確認してから実施してください。

OJTを実施する

OJTを実施する際は「Show」「Tell」「Do」「Check」の4つの手順を大事にすることです。
1つ目の「Show」は、これから教える業務を担当者がやってみせ、業務の全体像を掴んでもらうことです。学ぶべき業務の意味や必要性が理解できるようにやってみせることで、育成者が業務内容を具体的にイメージできるようになる効果があります。
2つ目に「Tell」で、やってみせたことを説明します。
単に業務の流れを説明するだけでなく、業務にどのような意味や目的があるのか、なぜこの手順で行うのかなどを理解してもらう重要なステップです。
3つ目の「Do」は、実際にやらせてみることです。
業務のイメージや手順を理解したうえで、実際にやってみるとより深く業務について理解できます。「Do」の段階では担当者がサポートに入ることで、育成者の理解度やレベルを正確に把握できます。
4つ目の「Check」は、やらせてみた結果を評価・指導することです。
うまくできていた部分は褒め、失敗した部分はなぜ失敗したのかを振り返ることが大切です。失敗の原因を担当者と育成者が一緒に振り返り、具体的な改善策を見い出しましょう。

4つのステップで一定の業務レベルまで達したら、次の業務で再び4つのステップを交えながら成長を促します。

社員のレベルに合っていない

教育方法としてOJTを導入するなら、社員のレベルに合わせた業務にする必要があります。
例えば、新入社員にいきなりベテラン社員のやっている仕事を任せても、失敗につながるだけで得るものはほとんどありません。それどころか、難易度の高い業務を任されたことで失敗への不安やプレッシャーを感じ、本来のパフォーマンスを発揮できなくなる可能性が高いです。そのため、まずは社員のレベルに合わせた業務を選定し、OJTに適した内容に限定することが重要です。人材育成には多くの時間が必要ですから、まずは基礎的な業務からマスターしてもらうことを意識したカリキュラムにしましょう。

指導者の能力が不十分

OJTがうまくいかない原因には、指導者側の能力が不足しているケースも考えられます。
OJTは基本的に教育を受ける社員と指導者のマンツーマンで行うため、教育が成功するかどうかは指導者のスキルにかかってきます。単に社員への指導を行うだけでなく、コミュニケーションを緊密に行い、業務のサポートを行うことも指導者の重要な役割です。しかし指導者の能力が不足していると、指導力やサポート能力が不十分になり、OJTがうまくいかない原因になるでしょう。そのため、OJTでは指導者の選定が非常に重要です。十分な指導力のほか、業務遂行能力、コミュニケーション能力、メンタルケアまで幅広く対応できる人材を選ぶと効果的です。

社員と指導者のコミュニケーション不足

OJTはマンツーマンで行うことになるため、お互いのコミュニケーションが成否に大きく影響します。特に新入社員の場合、他の社員との窓口が指導者となることもあるため、信頼関係がなければ教育がうまくいくことはありません。社員の性格によっては、指導者に叱責されることを恐れて何も言えず、ストレスを溜めこんで離職につながるリスクもあります。
そのような事態にならないように、指導者を選ぶ際はコミュニケーション能力も重要視すべきです。また指導を受ける社員の性格傾向や特性が把握できているなら、相性の良い指導者を選定することもよいでしょう。

OJTの目標・計画があいまい

OJTがうまくいかない原因として、初期段階での目標設定や計画があいまいになっていることも考えられます。OJTを通して社員にどんな成長を期待しているのか、最終的にどんな人材に育ってほしいかが不明確なままでは、教育計画もあいまいになってしまいます。そのままでは適切な教育を行うことは難しく、結果としてOJTの失敗につながるでしょう。教育を行うにあたっては、マイルストーンと最終目標を設定し、着実に成果が出せるような計画を立てることが重要です。

1、育成計画を立てて計画的に実行する

効率的な指導をするために、個人の強みや弱みを把握して落とし込んだ育成計画を立て、計画に沿って実行しましょう。どのような業務をどのタイミングで経験させるかを、望ましい育成目標から逆算して、育成計画を作成します。指導による成果を確認し、フォローし改善していくような、関係部署や人事部などの協力体制づくりも必要です。

2、継続的な実践をする

OJTの効果が現れるまでは、ある程度の時間が必要になります。反復しながら徐々に水準を上げていくトレーニングを継続しましょう。試行錯誤しながら繰り返して学びを実践することで、着実に実力をつけられます。急なトラブルによって、取り組みが止まったまま放置される場合もあるため、継続的に実施できているか、第三者によるチェックも必要です。

3、共通の目的意識を持つ

OJTを実践する際は、共通の目的を持って実践しましょう。まずは、目的と目標を明確にし、目標から逆算して育成計画を立てることから行います。目的や目標が曖昧ですと着地点も不明確になり、効果が発揮されにくくなります。事前に新人と指導者が互いに目的を共有し、理解できれば、効率的にスキルを身につけられます。