業務効率化とは？進め方と成功のポイント10選をご紹介

時間とコストが削減できる

業務効率化の重要なメリットの1つが、無駄を省くことによる作業時間の短縮とコスト削減効果です。日本の生産年齢人口は減少傾向にあり、多くの企業が人手不足の状況に陥っています。人手不足でも業務をこなし、生産性を高めるには業務効率化が欠かせません。従来であれば数人で行っていた作業でも、業務効率化に成功すればより少ない人数で実行できるようになるでしょう。結果として別の作業に人員を充てることもでき、作業時間の短縮と人件費を含むコストの削減につながります。

社員のモチベーションが高まる

業務効率化に成功すると労働時間が短縮し、残業も少なくなり、働きやすい環境になります。社員の仕事に対するモチベーションも高まり、会社の生産性向上にもつながるでしょう。日本では以前から残業時間の多さが問題となっており、国主導で働き方改革も進められています。業務効率化は業務の無駄とコスト削減だけでなく、社員が仕事に向き合う姿勢も改善できます。

会社の利益につながる

業務効率化は会社の利益を増すというメリットもあります。先述した通り、業務効率化には時間の短縮とコスト削減、社員のモチベーションアップによる生産性向上の効果が期待できます。つまり、成功すれば会社の利益は大きくなると同時に、新しい取り組みやイノベーションが起きる可能性も高いです。経営者にとっても利益は重要な指標であり、成果につながれば社内外から高い評価を得られるでしょう。

社内の現状を把握する

社内の業務を効率化するには、まず社内における業務内容や業務フローを可視化し、現状がどうなっているかを把握することから開始します。業務の全貌を把握しないまま業務効率化の施策を打っても、本質的な課題の解決にならないからです。業務の現状を把握するには、次の視点で業務内容とフローを確認すべきです。

・社内にどんな業務があるのか
・それぞれの部署が担当する業務は何か
・各部署の人員と業務にどれだけ人員を割り当てているか
・業務にはどのような工程があるか
・各業務の所要時間はどの程度か

この他にも、細かく業務の状況を把握していくことで、業務プロセスにおける課題や効率化すべきポイントが見えやすくなります。また、各業務の工程をこなすためにどのようなスキルが求められるか、属人化した業務があるかどうかも確認しましょう。属人化した業務や特殊なスキルが必要な業務は、特定の社員が不在になったり、離職したりしたときに会社の損害が大きくなります。そのため現状把握の段階で課題を可能な限り洗い出し、次のステップへ進むための準備をすべきです。

課題の優先順位を決定する

社内の業務の現状が把握できたら、次は課題の洗い出しと優先順位の決定です。よくある課題として、次のような点があります。

・計算書類を人力で行っておりミスが発生しやすい
・Excelでマクロを導入しているが属人化している
・似たような業務を別部署で行っている
・社員同士のコミュニケーション不足で業務内容が重複している

このような課題を洗い出し、それぞれの課題に優先度を3段階程度でつけましょう。特に優先順位の高い課題は次のものです。

・労働時間に関連するもの
・自動化が可能だが人の手で行っているもの
・属人化している業務
・評価基準が曖昧になっているもの

各部署毎に解決すべき優先順位をつけて整理し、具体的な課題解決方法の検討を進めることが大切です。

対策とスケジュールを決定する

業務効率化の課題と優先順位を決定したら、業務効率化の対策とスケジュールの決定です。業務効率化に必要な施策は部署によって異なり、打てる手段も1つとは限りません。

例えば自動化できるものを人力で行っているなら、マクロやRPAを導入する方法があります。しかしそれ以外にもアウトソーシングで外部に委託し、社外の人間に代行してもらう方法もあるでしょう。それぞれ機密保持やコストなどのメリット・デメリットがあるため、どちらがより優れているか、自社に適合しているかで判断することが重要です。

また業務効率化の施策は無期限で行うのではなく、一定の期間を定めて行うと効果的です。いつから業務効率化に取り組むのか、施策はどのような方法でどのくらいの期間行うのか、どの部署から開始するのかなどを決定しましょう。期間を定めずに行うと社員の慣れを生み、業務効率化の効果が一時的なものになるおそれがあります。施策の効果を比較するためにも、一定の期間で区切って、いくつかの施策を取り入れるのがよいでしょう。

改善策の実施・評価

スケジュールまで決定したら、次は改善策の実施とその後の評価です。業務効率化の施策は一度行ったら終わりではなく、PDCAを回すことが重要です。実際に運用してみて把握できた課題、その解決策を検討してより効率化を目指します。業務効率化のツールを導入しても、現場で活用する社員には使い勝手が悪かったというケースも珍しくありません。現場の社員からもヒアリングを行い、課題の洗い出しと改善策の検討を進め、業務効率化の効果を高めましょう。

不要な業務をなくす

業務を効率化するには、単に現状の業務の工程を簡略化したり、省略したりするだけでなく、不要な業務自体をなくすことも大切です。例えば業務上必須ではない資料を作成しても、ほとんどの人にとってメリットになりません。すでに結論が決まっている会議のために資料を用意する場合も、読む人がいなければ無駄になってしまいます。そのような業務の無駄になっている部分を把握し、不要な作業・業務をなくすと業務効率化になるでしょう。ただし業務をなくす場合は次の視点を意識したうえで、本当になくしても問題ないかを判断してください。

・この業務をすることでどんなメリットにつながっているか
・社員にとって本当に必要な資料になっていか

不要な業務に時間を割いていると判断したら、思い切ってなくしてしまうと効率化になることがあります。

優先度の高い業務を決める

業務には重要な業務もあれば、重要性の低い業務もあります。業務効率化を進めるには、それぞれの業務に優先順位をつけ、最も効率的に進められる方法を考えることが重要です。優先順を決定する際には、次のポイントを意識すると判断しやすくなります。

・作業に時間がかかるか、かからないか
・その業務をしなければ次の業務に支障が出るか
・すぐに取りかかるべき業務か
・複数人で対応が必要な業務か
・隙間時間に作業できる業務か

このようなポイントを意識して業務を分別し、1日の業務内容のスケジュールを作成しましょう。スケジュールに従って行動することで時間の無駄を省き、効率的な業務フローが構築できるようになります。

自動化を進める

会社の業務内容には、毎日同じ作業を繰り返すものや単純作業を行うものもあります。毎日同じ作業を繰り返す場合、人力でなくてもできる分は自動化を進めるのがよいでしょう。自動化ツールのRPAや生成AI、エクセルのマクロなど自動化を支えるIT技術は豊富にあります。単純作業の繰り返しであっても、担当者が変わればミスが増え、効率が低下することもあります。そのような事態を避けるためには、一部の業務を自動化しておくと業務効率化が進む。メールでの顧客への連絡やカスタマーセンターへの問い合わせ対応、チャットAIの導入など、自動化を進めている企業はすでに数多くあります。作業を担当する社員の負担を減らすためにも、自動化を推進するのが効果的な施策です。

業務マニュアルを作成する

業務を効率化するには、業務マニュアルを作成して具体的な業務手順、工程を明確にしておくこともポイントです。業務マニュアルは一般的に新入社員や異動で配属された社員に対し、部署での業務内容を理解してもらうために作ります。会社によってはマニュアルではなく実践で学び、経験を通して業務をこなす場合もあります。しかし経験に頼った技術や業務は属人化しやすく、担当者がいなくなった場合にトラブルとなる可能性が高いです。そのため、 業務マニュアルを作成して誰もが業務内容を理解し、効率化を進めることが重要です。業務マニュアルを作成する際は、読む人が理解しやすいような文章に加え、可能なら写真やイラストも取り入れるのがよいでしょう。直感的にわかる業務マニュアルであれば、実際に業務を遂行することを頭の中でイメージしながら作業できるからです。

業務フローチャートを作成する

業務マニュアルを作成したら、業務の流れを可視化したフローチャートの作成も効率化の施策になります。業務フローチャートとは「Aの業務が終わったら次はBの業務」というように、一連の業務の流れが図式で明記されたものです。1日の業務フローが明記されていれば、自分がどんな業務をすればよいか、次の担当者がどんな業務をするかが把握できます。

フローチャートで全体の業務が把握できるようになると、業務効率化のために社員一人ひとりができることを考えるようになります。「次の業務を担当する人が進めやすいように」という考えが生まれやすくなり、各工程の業務効率化が進みやすくなるでしょう。

ただし、フローチャートはあくまで業務の流れを表示するものです。適切な業務マニュアルがなければ、フローチャートがあっても業務効率化にはつながらない点に注意すべきです。

課題の明確化を進める

業務効率化を進めていくうえで意識すべき点は、現在会社が置かれている状況と課題の明確化です。課題が明確になっていれば施策も打ちやすくなり、効果も早期に表れます。逆に課題の本質を分析せず、場当たり的な対策を行っても業務効率化にはつながりません。企業の現状と課題を把握したうえで、どこに無駄があるのか、業務遂行上の無理はないかなどを明確化することが大切です。

仮説と検証を行う

業務効率化では、施策を実行するにあたって仮説を立て、その効果を検証することも欠かせません。どのような課題があり、どこを効率化したいのかを検討し、解決策の仮説を立てましょう。そして仮説を実証するために、数値化した指標を用いて、どの程度の効果が期待できるか検証を行います。大切なのは、数値で結果が比較できることです。業務効率化は主観的な効果ではなく、客観的に効率化できているかどうか把握することを何よりも重視すべきです。施策の効果が出ているかどうか評価するためにも、定量的な指標や数値で検証を行いましょう。

定期的な振り返りを行う

業務効率化の施策を打ったまま放置し、効果の評価や改善をしないでいると、本当に業務効率化になっているかがわからなくなります。施策を実行したら、一定の期間を置いて振り返りを行い、どの程度の効果が出ているか検討し、より効率化する方法を考えましょう。振り返りを行う際は、現場で働く社員からの声を参考にすることも大切です。理論上は効率化になるとしても、実践の現場ではうまくいかないこと、社員に過剰な負担を強いることは少なくありません。定期的な振り返りで施策を見直し、効果を最大化するよう意識してください。

全体像を決定する

業務効率化と施策について全体の検討が完了したら、次にすべきなのが全体像の決定です。
全体像の決定には、業務効率化推進の全工程を踏まえ、ロードマップを策定する必要があります。全体像を見れば現時点での工程が可視化でき、不足している部分や効率化が進んでいない箇所が明確になります。また全体像が社内で共有できていれば、部署内や各部署間で声をかけあい、組織全体の効率化が進むこともあるでしょう。何よりも、全体像を決めずに実行すると、次のような失敗が起こりやすいです。

・施策の恩恵を一部の部署しか受けられない
・コストばかりがかかって改善がみられない
・ツールを導入して手順が煩雑化した
・改善する必要がない部分まで改善を求められた

上記の失敗はあくまで一例ですが、現場を十分に把握しないまま、全体像を決めずに進めたときによく起こる失敗です。業務効率化のために改善を続ける姿勢も重要ですが、重要な課題と不要な部分の見極めも意識しましょう。そして、最終的にどのような形を目指しているのかを社員に示し、協力してもらうことではじめて業務効率化は成功します。

ターゲットを限定して実行する

業務効率化の成功率を高めるには、ターゲットとなる部署を限定して始めることも重要です。一度に社内全体の業務効率化を進めようとすると、どこかに不具合やトラブルが生じ、結果的に損害を被ることがあります。元々の業務フローから大幅な変更を迫られる場合もあり、社員にとっても強い負担とストレスになります。加えて、業務効率化の施策を強引に推し進めれば、社員のモチベーションは低下し、生産性の低下や離職を招く可能性が高いです。特にベテラン社員は従来のやり方に慣れており、新しいやり方や技術の学習に抵抗のある人が多いです。そのような社員には業務効率化自体が不満となり、結果的に生産性を低下させる要因にもなるでしょう。まずは部署を限定して施策を実行することで、社員の負担を最小限にしつつ、効果の検証にもなります。そして効果が明らかになったら、他の部署にも成果と有用性を説明し、組織全体の取り組みにステップアップするのが効果的です。

経理業務

経理業務は会社の収支を記録する会計業務が中心で、定型化した業務の多い仕事です。一般的にはエクセルを用いて手動入力を行うか、会計ソフトを導入していることが多いです。しかし手動入力は誤入力のリスクがあり、入出金の金額にミスを生じるリスクがあります。そこで利用したいのが、自動化できる会計ソフトです。自動化できる会計ソフトには、次のような機能が備わっています。

・法人のクレジットカードと連携して入出金の流れが確認できる
・レシートを読み込ませることで経理処理ができる
・確定申告が自動化できる
・社員の勤怠や残業時間から給与計算できる

こうした機能が備わっている会計ソフトを導入することで、経理職の少ない中小企業では業務効率化に成功しています。またクラウド型のツールを使えばセキュリティ対策、最新の法令にも対応しており、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

カスタマーセンター

カスタマーセンターは顧客の相談窓口であり、日々多くの問い合わせに対応する部署です。しかし近年はカスタマーハラスメントも多く、対応する社員の業務負担とストレスのかかる仕事でもあります。カスタマーセンターで働く社員への負担を軽減し、業務効率化につながる対策として活躍しているのが次のツールです。

・チャットボット
・RPA

チャットボットは顧客からの問い合わせに対し、AIが自動で回答を生成するものです。従業員が対応できない場合でも、複数の顧客に同時対応できるのがチャットボットの強みです。また特定の質問や業務をルーティン化するために、RPAを導入した企業のケースもあります。チャットボットはAIが会話をしますが、RPAは文章やテキストでの質問に対する回答に強みがあります。 チャットボットとRPAの2つをしていくことで、カスタマーセンターの社員はより重要な業務に注力できるようになり、質の高いサービスの提供に成功したケースも少なくありません。

事務

事務職は書類の作成や備品の管理、受付業務など幅広い業務を担当します。事務職の業務には効率化しやすい内容も多く、さまざまな企業でツールの導入が進んでいます。

例えば紙の契約書に代わる電子署名の利用、備品発注のオンライン化、在庫管理システムの導入などです。従来は紙媒体でやりとりしていた部分も、電子化することで連携がスムーズになります。特に社外の相手とのやりとりが多い会社では、電子契約書を発行できれば、郵送にかかるコストと時間を大幅に削減できます。企業の業種によって導入するツールに違いはありますが、IT系ツールを利用することで事務職の業務を効率化するケースは広がっています。