人事制度の改革・見直しを行うメリットとは？手順や注意点を解説

等級制度

等級制度とは、社員の能力・職務・役割・経験年数などに応じて、その人を等級で分ける仕組みです。主な等級制度には職能資格制度、職務等級制度、役割等級制度があります。

3つの制度の特徴は次の通りです。

課題の把握と基本方針の決定

人事制度の見直しを進めるには、まず現状の人事制度の課題を把握したうえで、どのような基本方針にするかを決めることが肝心です。見直しを進めるにあたり、自社の企業理念を踏まえつつ、人事制度の課題を調査します。現場で働く社員にもヒアリングやアンケート調査を行い、細かな問題点まで洗い出しましょう。また社員の労働状況や給与、貢献度、役職などもデータとして収集し、課題を探すのに役立てると効果的です。そして課題の洗い出しが完了したら、人事制度の基本方針を決定します。人事制度には3種類の等級制度、4種類の評価制度、報酬制度などがあります。社員の誰もが納得でき、公正公平になる方針を決めることが重要です。基本方針をおざなりにしてしまうと、その後の制度設計にもブレが出やすいため、経営陣と担当者が揃って検討する必要があります。

制度設計とシミュレーション

人事制度見直しの基本方針が決定したら、次は制度設計と運用のシミュレーションを実行します。制度設計では人事制度の基本となる等級制度、評価制度、報酬制度、教育制度まで幅広い見直しを行います。人事異動や配置の基軸となる等級制度については、特に慎重な設計が必要です。等級数が多すぎても少なすぎても社員のモチベーション低下につながるため、適切な等級数と評価基準を設定しましょう。そして制度設計が完了したら、移行に向けたシミュレーションと運用のシミュレーションも行います。制度を新しくした直後は、社員にも動揺が起こりますから、社員の不安を払拭するための移行期間の設定も必要です。 移行期間中に社員への説明を行い、人事制度見直しへの理解を促すことが大切です。およそ1年を目途に新制度への移行とシミュレーションを進めることで、社員の間にも新制度が浸透します。

会社規模を拡大するとき

会社としての規模が拡大するときは、社員数も大幅に増加します。その場合、新たな人材獲得や新部署の設立など、従来の人事制度では対応できない状況が予測されます。社員数が少なければ問題なく運用できた人事制度でも、組織の規模が大きくなれば問題が出る可能性が高いです。また、社員が増えればマネジメントの負担が大きくなるため、一人ひとりの業務管理や評価に時間をかけられなくなります。マネジメントが行き届かないと社員から不満が生じ、会社や経営者への不信感につながります。社員のエンゲージメントを高める意味でも、適切なタイミングで人事制度の見直しを実施することが大切です。

法改正や社会の変化があるとき

法改正や社会環境の変化など、社外の要因で人事制度見直しを進めるべきタイミングもあります。新型コロナウイルスの流行時は、多くの人の記憶にも残っているように、リモートワークが主流になった時期もありました。そして、現在もリモートワークとオフィス出勤を選択できる会社は多数あり、社会状況が会社の仕組みに大きな影響を与えた例といえるでしょう。法改正においても働き方改革や長時間労働の是正など、日本の雇用環境は大きく変化しています。社会の変化が進んでいるにもかかわらず、人事制度が古いままでは、現代の価値観とはマッチしません。社員の価値観とも合わなければ、会社への不信感や不満となり、離職率が高くなるでしょう。人事制度も時代の変化に適応し、常に更新し続けることが将来的に社員のやりがいへとつながります。

組織全体で目標が明確化する

人事制度を改善する際は、社会の環境やトレンドなどを参考にしながら、自社の課題を解決するために制度設計を行います。人事制度を通して会社の生産性を高めるには、社員のスキルアップにつながりやすい基準を設けることが大切です。明確な評価の基準があれば、社員はどうすれば目標に到達できるか考えるようになり、目標設定もしやすくなります。目標が明確化すれば働き方も効率化し、成長のために自ら努力できる人材となるでしょう。社員が将来まで含めた目標を設定できるようになれば、組織の生産性は向上し、活気のある会社へと変化していきます。

社員のモチベーションアップになる

社員のモチベーションを高めるには、仕事の成果が評価にもつながることが大切です。

人事評価の見直しで成果や個人の能力が適切に評価されれば、社員のモチベーションアップになります。従来型の評価制度は成果よりも勤続年数が評価されやすく、熱意のある若手には不満を抱える人も少なくありません。人事制度を見直す際は、社員の意見も参考に、成果が公平に評価される基準を設けることが重要です。社員のモチベーションが低下すると、会社の生産性や定着率も著しく低下します。 時代に合った人事制度を設けることで、社員のモチベーションアップにつなげましょう。

評価基準が明確になる

人事制度を改革することで、社員の評価基準が明確になり、組織側も社員の求めるものを理解できるようになります。古い人事制度のままでは、会社が社員に求める能力や成果と、社員が考える評価基準が乖離していることは少なくありません。人事制度の評価基準を明確化するには、社員の意見も取り入れながら、最適なバランスの基準を考える必要があります。明確な基準があると、社員は目標達成意識が芽生え、仕事に対するモチベーションも高まります。結果として組織の生産性が向上し、社員にとっても利益になるでしょう。

公正公平さを担保する

古い人事制度の中には、上司の主観的な情報や感情が加味され、すべての社員にとって公正公平とはいえないものも存在します。特に年功序列を重視する人事制度では、成果や能力よりも勤続年数や職歴が重視される傾向があります。しかし社員のモチベーションを高め、生産性向上へとつなげるには評価の公正公平さがなによりも重要です。仕事に対して熱意ある若手よりも、日々の仕事を漫然とこなすベテラン社員のほうが高い評価を得るのでは、社員の間に不公平感が生まれます。そのため、人事制度を見直す際は明確な評価基準を設定すると同時に、社員が目標を設定しやすい制度設計にすることを意識しましょう。また、仕事の成果だけを評価するのではなく、成果につながらなくてもプロセスを評価できる制度にすることも大切です。仕事全体を公正公平に評価する制度設計にすることで、社員は一つひとつの仕事へと真剣に取り組むようになるでしょう。

結果に対するフィードバックを行う

人事制度を見直す場合、単に結果と評価を提示するだけでなく、評価に対する適切なフィードバックを行うことも注意点となります。社員の仕事を評価して終わりでは、社員が反省点や課題に気付けず、次の目標設定や行動に生かせないからです。そのため、次の目標設定を明確にして成長を促すためにも、適切なフィードバックは不可欠です。フィードバックを行う際は、良かった点・悪かった点を伝えるだけでなく、次に向けての対策や具体的な行動も指導するのがよいでしょう。ポジティブフィードバックとネガティブフィードバックを使い分けることで、社員のモチベーションも高まります。

評価項目を細分化しすぎる

人事制度見直しにおいて、公正公平や適切な評価を意識した結果、評価項目を細分化しすぎて失敗するケースがあります。事前に社員からヒアリングやアンケート調査した内容を盛り込む際、すべての意見を取り入れようとすると起こりやすい失敗です。評価項目の細分化は一見良いことに思えますが、社員数が多い企業の管理職や人事担当者にとっては評価作業が負担となります。また評価項目を多くしすぎると、似たような項目や重複する項目も出やすくなり、評価作業に無駄が生じます。適切な人事制度を導入するには、評価項目は必要十分な内容に留め、評価者の負担にならないものとしましょう。

見直し期間が極端すぎる

人事制度の見直しは企業にもよりますが、およそ1年程度をかけて行うのが一般的です。

旧制度の課題を洗い出し、社員への調査、課題の分析、制度設計、導入のシミュレーションなどを行うと年単位の時間がかかるからです。よくある失敗例としては、人事制度の見直しに2～3年と長い時間をかけすぎて、旧制度に不満のある社員が離職してしまうことが挙げられます。逆に3～6か月など極端に短い期間で見直しを行った場合には、新制度自体に不備が多いこともあります。また人事制度の導入にあたって、社員への周知を行う期間も考慮すべきです。社員に人事制度への理解が浸透していないと、目標設定で混乱を招いてしまいます。

社員に必要性を伝えられていない

人事制度は社員の働きを適切に評価するためのものであり、会社に定着してもらうためには、人事制度への理解が欠かせません。しかし人事制度の見直しの必要性を十分に伝えられていないと、既存の制度に慣れた社員から反発を受ける可能性があります。そのため、会社は社員に対してどんな目的で、どう改善したいのか、どんなメリットがあるのかを説明していく必要があります。社員が必要性を理解していなければ、モチベーション低下や生産性の低下につながるでしょう。社員一人ひとりが自らに関係のあることと知ってもらうことで、制度の見直しに前向きな雰囲気が生まれます。