テレワーク導入における課題とは？解決策や施策例を紹介

テレワークの実施率の差

一方で、業種別の導入状況には大きな差もあります。

出典：株式会社パーソル総合研究所「第七回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する調査」

最も高い情報通信業では60％と半数以上が実施している一方、医療・介護・福祉業では4.5％留まっています。これは元々のテレワークとの親和性の高さだけでなく、業務内容がテレワークに対応しにくいことが背景にあります。 医療・介護・福祉分野は患者や利用者と直接関わる必要があり、テレワークでは対応しにくい業務が多いです。 そのため他の業種もテレワークに不向きな業種があり、実施率にはバラつきがある状態です。加えて2023年には新型コロナの5類移行が決定され、テレワークを実施する必要性がなくなりました。5類移行に伴い、テレワークを取りやめる企業も出ています。こうした状況下では、企業が今後テレワークをどのように取り入れていくかが注目すべきポイントになるでしょう。

意思疎通が難しい

テレワークは従業員が自宅のPCで作業し、オンラインで上司や同僚とやりとりを行います。通常のオフィス勤務とは異なり、いつでも顔を見て声を掛けることはできません。
またテレワークの従業員も自分だけの空間で仕事を行うため、業務内容や上司への報告、トラブル対応などが滞りやすくなります。 テレワークでは問題が発生しても発見が遅れやすく、意思疎通も難しい点が課題です。そのため、テレワークを導入している企業では、意思疎通をスムーズにするためにツールも導入して業務を遂行しています。 例えば、ビジネスチャットやオンラインでの在籍管理システムなどが代表的です。テレワークではコミュニケーションの課題が多いため、企業の業種や業務内容に合わせた最適な方法を模索しましょう。

時間管理、労務管理が難しい

テレワーク中は在宅勤務になるため、オフィスのようにタイムカードがなく、休憩時間も明確に決めていないことがあります。テレワークで働く方の中には、子育てしながら働いており、子どもの面倒を見るために作業が中断されることもあります。また自宅で働いていると家事や育児以外にも、集中を乱すものがあふれており、中抜けが生じやすい点も大きな課題です。テレワークでは自宅がそのまま仕事場になる都合上、私生活との区別が難しくなります。上司の立場から見ると、テレワーク中は部下が何をしているかわかりにくく、適正な評価がしにくい点も課題です。オフィスで働いている部下と同じように扱うのが難しく、労務管理上の負担になりがちです。改善策として、在籍管理ツールの利用や勤務中はWebカメラをオンにするなど、働きを見える化するのがよいでしょう。

生産性の低下

テレワークを実際に経験した従業員からは、業務効率と生産性の低下の声が出ることも少なくありません。株式会社パーソル総合研究所が2020年に行った調査では、テレワークの生産性低下について以下の結果が出ています。この調査は職場での仕事の生産性を100％とした場合、テレワークではどのくらいになるかというものです。

出典：株式会社パーソル総合研究所「第七回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する調査」
上記の結果からもわかる通り、3人に2人は生産性が低下すると答えています。従業員がテレワークでも生産性を維持していくには、導入後のサポートや生産性を高める施策が重要といえるでしょう。

従業員の人事評価が難しい

テレワークでは従業員の人事評価が難しいという課題もあります。難しい理由は次の3つです。

・従業員の働きが見えにくい
・テレワークに対応した評価基準が曖昧
・手続きや報告が遅れやすい

まず従業員が遠隔で働いているため、上司から一人ひとりの様子が見えず、働きぶりを評価しにくい点があります。評価するには結果で判断するしかなく、結果に至るまでのプロセスを評価しにくいのが問題です。次にテレワークに対応した評価方法が確立されておらず、人事評価そのものが困難ということもあります。従来の基準を用いるのか、それともテレワークであることを考慮してハードルを下げるのかなど、対応は企業によってさまざまです。最後に上司と従業員間での連絡が難しく、業務上必要な手続きや報告が遅れやすい点です。テレワークでは見える位置に上司がいないため、連絡や報告が遅くなりやすいことが考えられます。

労災認定の判断が難しい

テレワーク中に従業員が怪我をしても、直ちに労災と認定されない場合もあります。労災認定には業務遂行性と業務起因性の2つの要件が必要です。しかしテレワーク中に子どもの面倒を見るために離席し、そこで怪我をした場合はどうでしょうか。また休憩中に外出し、外出先で事故に遭った場合も同様です。これらは業務遂行性と業務起因性を満たしているとは考えにくく、労災認定されない可能性が高いです。オフィスのように大勢が見ている場とは異なり、従業員だけしか目撃者がいないことから発生する課題と言えます。

情報セキュリティのリスクがある

オフィスのパソコンとは違い、テレワーク中は自宅のパソコンで、自宅のインターネットでアクセスします。オフィスであればセキュリティ対策を施せても、自宅のインターネット回線までは困難です。また社内のネットワークは外部との接続が遮断され、強固なファイアーウォールで守られています。一方、自宅からインターネットに接続すると、外部からの不正アクセスのリスクは大幅に高くなります。企業の秘密や顧客情報の流出につながる危険もあるため、テレワークでは重要情報や個人情報の取り扱いに十分注意しなければなりません。

データの共有が難しい

オフィスで働く場合は、同じ職場内で業務を遂行できるため、データの共有も簡単に行えます。同じサーバーやソフトウェア内にデータを保存すれば、アクセス権のある人なら誰でも閲覧・編集できるからです。一方、テレワークの場合は同じようにはいきません。

外部からのアクセスになることから、オフィスでの業務に比べてアクセスは制限されます。またオフィスならファイルや紙資料で保管されたデータも確認できますが、テレワークでは資料の確認も困難です。こうした事情もあって、テレワークではデータの共有が難しいとされています。

テレワーク導入に費用がかかる

テレワーク導入のためには、まず設備の準備と端末、ソフトウェアの用意もしなければなりません。そのため導入には初期コストが発生し、中小企業にとっては金銭的な負担が大きいです。特にインターネットを導入していなかった企業の場合、回線を開設するところから始まるため、多額のコストがかかります。企業によってはコスト面の負担が大きく、テレワーク導入を妨げる一因になっていることは間違いありません。

「生産性の低下」 に関連する記事：生産性向上とは？ 求められる背景や業務効率化との違い、成功のポイントも解説

クラウドサービスの利用

クラウドサービスはオフィス内にサーバーを置かなくても、クラウドサービス提供事業者の用意したサーバーを利用して、さまざまなツールを利用できるものです。世界的にも有名なGoogleやMicrosoftなど、さまざまなIT企業もサービスを提供しています。代表的なクラウドサービスには次のようなものがあります。

・クラウドストレージ
・ワークフローシステム
・プロジェクト管理ツール
・グループウェア
・勤怠・在籍管理システム

例えばGoogleアカウントを作成すると、メールやカレンダー、スケジュール管理、ファイル共有、ドキュメントなどが利用できるのがグループウェアです。この他にもプロジェクトの進捗管理を可視化し、誰がどの作業を行っているか、上司からの確認待ちかなどを把握できるプロジェクト管理ツールもあります。これらは一例ですが、こうしたツールを導入することで設備投資の費用を抑えながら、簡単にテレワークを導入できます。またクラウドサービスではサービス提供事業者がセキュリティ対策も行っているため、自社でセキュリティ対策を施す必要がないことも利点です。

オンラインコミュニケーションツールの導入

オンラインコミュニケーションツールとは、インターネットを通じて従業員同士でやりとりができるツールです。テレワークではコミュニケーションが不足しがちで、情報共有が上手くいかないこともあります。その際に活躍するのがオンラインコミュニケーションツールです。
代表的なものは以下の2種類です。
・Web会議システム
・ビジネスチャット

Web会議システムはZoomやMicrosoft Teamsなど、映像と音声でやりとりをしつつ、必要なら画面共有で相互にやりとりができるツールです。そしてビジネスチャットはSNSのように、気軽に社員同士がチャットで交流できるツールです。業務連絡として個人間でやりとりができるほか、グループを作成して全員と情報共有もできます。2つの機能が一緒になったツールもあるため、自社のコミュニケーション方法に合わせてツールも選択しましょう。

業務内容と役割の見直し

ツールで業務を効率化する以外にも、テレワーク下での業務内容や従業員の役割を見直すことも解決策になります。まずすべきことは、テレワークで対応する業務とそれ以外の業務に振り分けることです。例えば個人情報や機密情報を取り扱う業務、新製品の草案などは不正アクセスのリスクも考え、テレワーク業務から除外すべきです。また役割分担では定型業務を担当する従業員のみテレワーク可能として、管理業務の担当者はオフィス勤務を基本にしましょう。企業によっても業務内容は異なりますが、テレワークでできる業務内容と役割を明確化すれば、従業員も働きやすくなります。

評価制度の変更

オフィス勤務とテレワークを併用する場合は、評価制度も勤務形態に合わせて変更する必要があります。先ほども紹介した通り、テレワークでは従業員の意識の面で生産性が低下しやすく、業務効率も落ちやすいからです。オフィス勤務だけを基本にした評価制度では、テレワークの従業員が不利な立場になります。また厚生労働省はテレワーク下での人事評価について、以下のようなガイドラインを設けています。

・専らテレワークを行う労働者等、職場に出勤する頻度の低い労働者については、業績評価等について、評価者や労働者が懸念を抱くことのないように、評価制度及び賃金制度を明確にすることが望ましい
・あらかじめテレワークを選択しようとする労働者に対して当該取扱の内容を説明することが望ましい（通常の労働者と異なる取り扱いを行う場合）
・評価者に対して、労働者の勤務状況が見えないことのみを理由に不当な評価を行わないよう注意喚起することが望ましい（成果主義に基づく評価を行う場合）

上記のガイドラインも参考にしつつ、テレワーク下でもできる限り平等な評価制度を設けることが重要です。
参考：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン｜厚生労働省（P23）

セキュリティ対策の実施と教育

テレワークを実施する場合、基本的には企業側が従業員にデバイスを提供し、十分なセキュリティ対策を施したうえで開始する必要があります。しかし従業員によってはセキュリティ対策の知識が不十分で、不正アクセスや情報漏れにつながってしまうリスクも考えられます。企業として、以下のポイントは従業員に周知徹底していく必要があるでしょう。

・修正プログラムの適用
・セキュリティソフトの導入およびアップデート
・定期的なバックアップの実施
・パスワードの適切な設定と管理
・不要なサービスやアカウントの停止・削除
・情報持ち出しルールの厳守
・社内ネットワークへの機器接続ルールの厳守
・不審なメールへの警戒
・ PC・タブレットの画面ロック機能の設定

上記のポイントを従業員に徹底させるとともに、社内でもセキュリティ対策の研修を実施することが重要です。不正アクセスやウイルス感染につながるリスクを一人ひとりに理解してもらい、迂闊な行動を避けることが意味のある対策になります。

導入コストの検討

テレワーク導入には少なくないコストが発生するため、自社のどの部分にテレワークを導入するのか、コストはどの程度になるか試算しましょう。クラウドサービスを利用するなら初期コストは安いですが、毎月一定の金額がコストとしてかかります。そのため導入コストを検討しつつ、国や自治体の補助金・助成金もチェックし、適用条件に合うか検討してください。低コストで導入できれば、テレワークへの心理的なハードルも下がっていきます。

業務の効率化

業種によっても状況は違いますが、クラウドサービスを含むシステムでテレワークを導入すると、業務の効率化が実現できます。例えばエンジニアや営業職、事務職などが多い職場であれば、テレワークでも自宅から業務に対応できます。むしろオフィスに通勤する時間を削減し、その分を仕事や余暇に充てることができ、従業員のモチベーションと生産性の向上につながるでしょう。テレワークでは生産性が下がると思われがちですが、やり方次第では業務の効率化も十分可能です。

優秀な従業員の離職を防止

テレワークにおいてクラウドサービスやコミュニケーションツールの利用は、従業員エンゲージメントを高め、ワークライフバランスも改善します。 従業員が働きやすい環境を企業側が用意していることが伝われば、働く意欲が高まります。められます。またテレワークを業務効率化することで、自体を効率化することで、ワークライフバランスが改善され、育児や介護で離職せざるを得なかった人も引き止めることもできるでしょう。企業にとって優秀な人材の離職は、企業の損失に直結します。テレワークで従業員の離職が多くなっている場合は、クラウドサービスやICTの活用で業務を効率化することが鍵です。

削減が期待できるコストが多い

テレワークではツールを利用することで、コスト削減も期待できます。
・オフィス費用（賃料や光熱費、維持管理費など）
・従業員の交通費
・システム設計・構築費用
・サーバー維持管理費（メンテナンス、管理者の人件費など）
・従業員の残業代

初期費用の大きなシステム設計・構築費用のほかにも、サーバーの維持管理費が減らせるのは大きなメリットです。また自前のサーバーをオフィス内に置く必要がなくなり、オフィスの省スペース化でコストカットにつながる点もメリットです。なによりも毎月の交通費や残業代もコストカットになり、規模の大きい企業や資金力の小さい企業のどちらにも利点があります。

国内大手電気機器メーカー

テレワーク導入の背景

プリンターや複合機などを製造しているA社では、働き方改革を企業としてのテーマに掲げ、取り組みを進めました。新型コロナ流行以前の2017年に、組織としてテレワークの導入を進めました。

施策例①

具体的な施策の1つ目として、リモートワーク制度の導入があります。制度開始直後の2018年3月には238人、1年後の2019年3月には3,163人がリモートワーク制度を利用したという結果になりました。さらに2020年3月には、6,000人以上がリモートワーク制度を利用しています。全従業員数が約8,000人ですから、7割以上の従業員がリモートワーク制度を利用している計算です。

施策例②

A社ではリモートワーク制度の導入に伴い、人事評価制度も改定を行いました。企業所属の全マネージャーにワークショップを実施し、マネジメント方法についても働き方に合わせたものに変更しています。

大手ソフトウェア・IT関連企業

【テレワーク導入の背景】

B社はオフィスに縛られない働き方を実現するために本格的なテレワークを導入しました。それまでのテレワークでは、就業規則上の制限が多く、テレワーク本来の強みを生かせていないとの判断です。

【施策例①】

B社では、元々テレワーク・リモートワークを導入していました。しかし就業規則で仕事できるのは自宅のみ、週3日まで、2週間前までに申請が必要などの制限が多いという問題がありました。そこで本格的なテレワーク導入に伴い、次のような就業規則に変更しています。

・仕事場所の制限を撤廃
・日数制限の撤廃
・希望する日の前日までにメールで連絡すれば可能

このように変更を行い、テレワークの普及を推進しました。

【施策例②】

B社はソフトウェア開発企業の強みを生かし、テレワーク用の自社開発のソフトウェアを活用しています。
テレワークで自社ツールを活用しつつ、定期的なソフトウェアアップデートも行っています。またリモートワーク導入を希望する企業向けに「セキュア リモートワーク相談窓口」も開設し、自社で得たノウハウを多くの企業に提供している点も特徴的です。

国内通信大手

【テレワーク導入の背景】

電話回線や通信インフラのC社では、新型コロナ流行をきっかけとして本格的なテレワーク制度が導入されました。新型コロナ終息後も見据えて、将来にわたってテレワーク・リモートワークを活用できる環境を整えることに重点を置いています。そして働き方を変える意味でも、さまざまな福利厚生の改善も進めています。

【施策例①】

C社では、特に新型コロナ流行時期には全従業員のテレワーク・リモートワークを推進しました。日本でも数少ない、全従業員の完全在宅勤務を実施した企業となります。またカラオケチェーンとも協力し、カラオケスペースを新型コロナ対策勤務場所として設定した点も独自の施策です。

【施策例②】

全従業員がテレワーク・リモートワークを活用しやすくなるように、従業員の福利厚生にも変更を加えています。例えばフレックスタイム制の導入、半日休や時間休の取得制度、在宅勤務者の介護支援精度などがあります。