秘書検定取得のメリットは？各級の特徴・他のビジネス検定との違いも解説

秘書検定には「3級」「2級」「準1級」「1級」の4つの級があり、すべての級の筆記試験で「理論」と「実技」の知識が問われます。出題形式は、3級から準1級まではマークシート形式および記述形式、1級はすべてが記述形式での出題です。

さらに準1級と1級には、筆記試験合格後に面接試験があります。面接試験はロールプレイング形式で行われ、秘書にふさわしい所作が身についているかが問われます。

筆記試験問題は、前述したようにすべての級で「理論」と「実技」に分けられており、それぞれ60％以上正解しなければ合格できません。理論は「必要とされる資質」「職務知識」「一般知識」の3科目、実技は「マナー・接遇」「技能」の2科目からの出題となります。

敬語やビジネス文書などの基本的な知識が問われます。主な受験者層は高校生で、平均合格率は70％前後というデータからもわかるように、難易度は高くありません。直近3回の合格率は以下のとおりです。

• 第124回 2021年6月13日(日) 70.2%
• 第123回 2021年2月7日（日）78.8%
• 第122回 2020年11月15日（日）81.9%

電話対応や接客、仕事の優先順位のつけ方など、応用力が求められる試験です。就職活動を始める大学生、スキルアップを目的とした社会人の受験が目立ちます。直近3回の合格率は以下のとおりです。

• 第124回 2021年6月13日（日）54.6%
• 第123回 2021年2月7日（日）56.5%
• 第122回 2020年11月15日（日）64.1%

的確な判断力や対応力など、中堅の秘書に求められるレベルです。筆記試験に合格すると面接試験があり、身だしなみや表情、話し方なども審査の対象とされます。受験者の多くは大学生および社会人で、直近2回の合格率は以下のとおりです。

• 第124回 2021年6月13日（日）39.0%
• 第122回 2020年11月15日（日）39.9%

上級の秘書に求められるレベルで、上司の仕事を理解してサポートする能力が問われます。受験者の多くは、スキルアップを目指す現役の秘書です。準1級と同じく筆記試験に合格すると面接試験があり、知識や技能、所作などを総合的にチェックされます。直近2回の合格率は以下のとおりです。

• 第124回 2021年6月13日（日）25.7%
• 第122回 2020年11月15日（日）30.0%

秘書検定のもっとも大きなメリットは、社会人に必要な知識やマナーなどを知り、身につけることができるということです。秘書検定で学ぶ内容は、正しい敬語やビジネスシーンにふさわしい身だしなみなどをはじめ、お茶の出し方、電話対応、来客対応など多岐にわたります。ビジネスシーンだけでなく、プライベートでも役立つものも多くあります。

秘書検定の目的に「人柄育成」というものがあります。秘書検定は、社会の常識を理解し、感じのよい人柄を身につけるための学びです。

言葉遣い、話し方、立ち振る舞いなどは、その人の印象を大きく左右します。また、予期せぬトラブルが起きたときには、その人の人柄が現れます。瞬時に的確な判断をし、柔軟に対応できれば、周囲からよい印象を持たれることでしょう。自身の印象をより魅力的に磨くために、秘書検定が役立ちます。

秘書検定では、ビジネスシーンに適した文書やメールの作成、電話対応などの技術も学びます。そのため、職場では即戦力として重宝されるでしょう。

例えば、案内状や報告書などビジネス文書には数多くの種類がありますが、書式はだいたい決まっています。それらを知っておくことで、事務作業も効率よく進めることができます。ファイリングや郵便の出し方など、事務作業全般についての知識が身につくことも秘書検定のメリットの一つです。

お客様宛の文書や手紙、メールなどの文面には、失礼がないよう細心の注意が必要です。改まった文章を書き慣れていないと、構成を考えるだけでも多くの時間を費やしてしまうでしょう。

秘書検定では、社内外に向けたビジネス文書全般について学びます。お客様に不快感を与え、会社の評判を落としてしまったなどといった失敗を防ぐためにも、秘書検定が役立ちます。

電話対応では親しみやすさや柔らかさが求められます。敬語を使うことだけにこだわりすぎると、ときに慇懃無礼な印象を与えかねません。正しい敬語をスムーズに使えるようになるには、練習はもちろんのこと、正しい敬語に関する知識も必要です。秘書検定では正しい敬語を身につけることができるため、電話対応もスムーズに行えるようになります。

秘書検定の主催団体は、公益財団法人実務技能検定協会であり、国家資格ではありません。正式名称にあるように、秘書検定は文部科学省が後援する民間資格です。そのため、信用性の高い資格といわれています。資格の知名度も高く、就職や転職の際には「一般常識やビジネスマナーを習得している」ことをアピールするのに役立ちます。

ビジネス文書を使いこなす技術を問う検定試験です。正しい用語が使えるかなどを問う「表記技能」、正確で分かりやすい文書が書けるかなどを問う「表現技能」、社内文書や社外文書が書けるかなどを問う「実技技能」から出題されます。

ビジネス社会の基本ルールを身につけているか、ビジネスパーソンとしてふさわしい言動ができるかなどが問われる検定試験です。「必要とされる資質」「企業実務」「対人関係」「技能」の4つの領域から出題されます。

ビジネスシーンでの電話のかけ方の専門性が問われる検定試験です。「感じのよさの向上」を目的に、「話し方の知識」「基礎技能」「電話実務」の3領域から出題されます。仕事をしていると、クレーム電話を受けることもあるため、判断力や語彙力なども必要です。

「サービスマインドの育成」を目的とした検定試験で、サービス業務に対する心構えや態度、応対の技術などが問われます。出題範囲は「サービススタッフの資質」「専門知識」「一般知識」「対人技能」「実務技能」の5領域です。

独学でも合格できるかどうかは、受験する階級によって異なります。まず、3級と2級は筆記試験のみのため、独学でも合格を狙うことはできるでしょう。合格に向けた勉強法としては、テキストを熟読することと、過去問題を繰り返し解くことです。

ただし、「理論」と「実技」それぞれ60％以上正解できないと合格することはできません。特に2級は、3級に比べて難度が高いため、過去の合格率も3級と比較すると低めです。油断せず、しっかりと対策を練りましょう。準1級と1級には面接試験があるため、独学での合格は難しいかもしれません。

通信講座は独学と同様、自分の好きな時間に勉強することができます。独学と異なるのは、サポート体制が充実していることです。わからないことがあったとき、やる気が起きないときなど、独学では挫折してしまいがちですが、通信講座では講師陣に質問したり、励ましてもらったりしてモチベーションを維持できます。

DVDなどの教材で面接対策ができるのも、独学との大きな違いです。特に準1級や1級の合格を目指すなら、通信講座の受講をおすすめします。